For virksomheder, der arbejder med lager, logistik og distribution, er det afgørende at have styr på varerne og de processer, der får dem fra leverandøren og videre til kunden. Jo større virksomheden bliver, desto vanskeligere kan det være at bevare overblikket ved hjælp af manuelle processer og simple regneark. Her kan et WMS system være et vigtigt værktøj til at strukturere lagerarbejdet og skabe bedre adgang til relevante data.

WMS står for Warehouse Management System og er udviklet til at understøtte styringen af et lager. Systemet kan blandt andet bruges i forbindelse med varemodtagelse, placering, plukning, pakning og lagerbeholdning. Den konkrete funktionalitet varierer mellem forskellige løsninger.

Teknologien skaber dog ikke resultater alene. Hvis virksomheden ønsker at få mest muligt ud af investeringen, skal medarbejderne forstå både systemet og de nye arbejdsprocesser. Derfor bør oplæring være en central del af implementeringen.

Bedre lagerkontrol med et WMS system

En af de grundlæggende fordele ved et WMS system er muligheden for at skabe et mere præcist overblik over lageret. Virksomheden kan registrere, hvor forskellige varer befinder sig, og hvordan de bevæger sig gennem lageret.

Det kan være særligt værdifuldt på større lagre med tusindvis af varenumre og mange daglige bevægelser.

Hvis medarbejderne bruger meget tid på at lede efter varer, kan det påvirke produktiviteten. Med tydelige lagerlokationer og digitale instruktioner kan medarbejderne hurtigere finde frem til den rigtige placering.

Samtidig bliver virksomheden mindre afhængig af enkelte medarbejderes personlige hukommelse om lagerets opbygning. Informationen bliver i højere grad tilgængelig gennem systemet.

WMS system kan effektivisere plukning og pakning

Plukning kan være en af de mest tidskrævende processer på et lager. Hvis medarbejderne bevæger sig unødvendigt meget mellem forskellige områder, kan der bruges betydelig tid på hver ordre.

Et WMS system kan understøtte mere strukturerede plukkeprocesser. Afhængigt af løsningen kan medarbejderen få information om, hvilke produkter der skal plukkes, hvor de befinder sig, og i hvilken rækkefølge opgaverne bør udføres.

Systemet kan desuden anvendes sammen med eksempelvis stregkoder og scannere for at kontrollere, at den korrekte vare håndteres.

Det kan reducere risikoen for, at kunden modtager et forkert produkt. Færre fejl kan samtidig betyde mindre ekstraarbejde med returneringer og nye forsendelser.

Kundeservicen kan forbedres gennem WMS system

Lagerstyring foregår bag kulisserne, men resultatet kan mærkes direkte af kunden. Hvis virksomheden har dårlig kontrol over lagerbeholdningen, kan den risikere at sælge produkter, der reelt ikke er tilgængelige.

Et WMS system kan bidrage til bedre lagerdata og dermed skabe et stærkere grundlag for information til kunderne.

Når kundeservice eksempelvis får en henvendelse om en ordre, kan relevante integrationer gøre det lettere at finde oplysninger om ordrestatus.

God lagerstyring kan også understøtte mere pålidelige leverancer. Hvis lageret ved, hvor varen befinder sig, og plukkeprocessen fungerer effektivt, bliver det lettere at få ordren videre til transportøren.

På den måde kan lagerteknologi blive en indirekte del af virksomhedens kundeservice.

Data fra WMS system kan bruges af ledelsen

Et digitalt lager producerer store mængder data. Det kan være information om lagerbeholdning, varebevægelser, ordrevolumen, plukketider og mange andre forhold.

Med et WMS system kan virksomheden bruge disse data til at analysere lagerets performance.

Ledelsen kan eksempelvis undersøge, hvilke produkter der bevæger sig hurtigt, og hvilke der optager lagerplads i lange perioder. Det kan give input til både indkøb og sortimentsstyring.

Data kan også vise, hvor der opstår flaskehalse i arbejdsprocesserne.

Hvis en bestemt aktivitet konsekvent tager længere tid end forventet, kan virksomheden undersøge årsagen og vurdere, om processen bør ændres.

WMS system skal implementeres med medarbejderne i centrum

En klassisk fejl ved indførelse af ny teknologi er at fokusere næsten udelukkende på selve systemet. Men medarbejderne er afgørende for, om løsningen fungerer i praksis.

Når et WMS system skal implementeres, bør medarbejderne derfor inddrages tidligt i processen.

De personer, der arbejder på lageret hver dag, har ofte stor viden om de eksisterende arbejdsgange. De ved, hvor der opstår problemer, og hvilke processer der fungerer godt.

Denne viden kan være værdifuld, når de nye arbejdsgange skal designes.

Inddragelse kan samtidig gøre forandringen mere forståelig. Medarbejderne får mulighed for at se, hvorfor systemet indføres, frem for blot at få besked på, at de fremover skal arbejde på en ny måde.

Grundig introduktion gør WMS system lettere at forstå

Oplæringen bør begynde med formålet og ikke kun med knapperne i systemet. Medarbejderne bør forstå, hvorfor virksomheden har valgt løsningen, og hvad den skal forbedre.

Når et WMS system introduceres, kan virksomheden eksempelvis forklare, hvordan korrekt scanning påvirker lagerbeholdningen, og hvorfor registreringen er vigtig for kolleger i andre afdelinger.

Det skaber en sammenhæng mellem den enkelte handling og virksomhedens samlede proces.

Derefter kan oplæringen bevæge sig over i konkrete funktioner.

Medarbejderne kan lære at modtage varer, finde lokationer, gennemføre pluk, registrere flytninger og håndtere de situationer, der er relevante for deres rolle.

Det er ofte bedre end at forsøge at lære alle medarbejdere samtlige funktioner på én gang.

Praktisk træning er vigtig ved oplæring i WMS system

Det er vanskeligt at lære et lagersystem udelukkende gennem en præsentation. Medarbejderne skal prøve funktionerne i praksis.

Virksomheden kan derfor gøre praktiske øvelser til en central del af oplæringen i WMS system.

En medarbejder kan eksempelvis gennemføre en simuleret varemodtagelse. Herefter kan personen placere varen på en lokation, flytte den og senere plukke den til en testordre.

På den måde lærer medarbejderen hele sammenhængen.

Fejl under træningen kan samtidig bruges konstruktivt. Hvis en medarbejder scanner en forkert lokation, kan underviseren forklare, hvad der sker i systemet, og hvordan fejlen rettes.

Det kan skabe større sikkerhed, inden løsningen bruges på rigtige kundeordrer.

Superbrugere kan støtte kollegerne i WMS system

Det kan være en fordel at uddanne enkelte medarbejdere mere grundigt end resten af organisationen. Disse personer kan fungere som superbrugere.

En superbruger i WMS system kan hjælpe kolleger med almindelige spørgsmål og være bindeled mellem lageret, virksomhedens IT-funktion og eventuelt systemleverandøren.

Det kan være særligt værdifuldt i perioden umiddelbart efter implementeringen.

Hvis en medarbejder støder på et problem, er det ofte mere effektivt at kunne spørge en erfaren kollega på lageret end at oprette en ekstern supportsag.

Superbrugerne kan desuden indsamle feedback fra medarbejderne og identificere områder, hvor yderligere oplæring er nødvendig.

WMS system kræver forskellige kurser til forskellige roller

Ikke alle medarbejdere bruger et lagersystem på samme måde. En person i varemodtagelsen har andre opgaver end en plukmedarbejder, lagerchefen eller en medarbejder i kundeservice.

Oplæringen i WMS system bør derfor tilpasses de forskellige roller.

En plukmedarbejder behøver måske primært at forstå plukkeprocessen, scanning og håndtering af afvigelser. Lagerlederen kan have behov for mere avanceret undervisning i rapportering, lagerjusteringer og planlægning.

På den måde undgår virksomheden at overbelaste medarbejderne med funktioner, de aldrig kommer til at bruge.

Samtidig kan undervisningen blive mere konkret, fordi eksemplerne tager udgangspunkt i deltagernes faktiske arbejdsdag.

Små vejledninger kan understøtte brugen af WMS system

Medarbejderne kan ikke forventes at huske alt efter den første undervisningsdag. Derfor er det nyttigt at gøre hjælp tilgængelig bagefter.

Virksomheden kan udarbejde korte vejledninger til de mest almindelige opgaver i WMS system.

Det kan eksempelvis være en simpel guide til varemodtagelse, plukning, returnering eller håndtering af en forkert scanning.

Korte videoer kan også være relevante, hvis en proces er lettere at demonstrere visuelt.

Materialet bør være nemt at finde på arbejdspladsen. Hvis medarbejderen skal lede i en manual på 200 sider for at finde svaret på et enkelt spørgsmål, er sandsynligheden mindre for, at materialet bliver brugt.

Løbende undervisning holder kompetencerne i WMS system ved lige

Oplæring bør ikke stoppe, når systemet går i drift. Arbejdsprocesser ændrer sig, nye funktioner bliver introduceret, og nye medarbejdere kommer til.

Derfor bør virksomheden have en plan for løbende undervisning i WMS system.

Det kan være korte opfølgningskurser, træning af nye funktioner eller genopfriskning af processer, hvor der ofte opstår fejl.

Data fra systemet kan faktisk bruges til at identificere behovet for undervisning.

Hvis virksomheden eksempelvis ser mange fejl i en bestemt proces, kan årsagen være, at arbejdsgangen er uklar eller ikke er blevet forklaret tilstrækkeligt.

Oplæring og dataanalyse kan dermed understøtte hinanden.

Feedback fra medarbejderne kan forbedre WMS system

Når systemet har været i brug i noget tid, vil medarbejderne opdage ting, som projektgruppen måske ikke havde forudset.

Derfor bør virksomheden aktivt indsamle feedback om WMS system og de tilhørende arbejdsprocesser.

Måske kræver en bestemt proces unødvendigt mange scanninger. Måske er en instruktion uklar, eller måske kan placeringen af bestemte varer ændres for at gøre plukningen hurtigere.

Ikke alle forslag kan eller bør gennemføres, men medarbejdernes erfaringer kan være en vigtig kilde til løbende forbedringer.

Det kan samtidig understøtte en kultur, hvor systemet ikke betragtes som et færdigt IT-projekt, men som et værktøj, der løbende skal optimeres.

WMS system skaber størst værdi når mennesker og teknologi arbejder sammen

Et WMS system kan give en virksomhed bedre lageroverblik, mere strukturerede processer og adgang til værdifulde data. Det kan være med til at reducere fejl, forbedre plukningen og skabe bedre information på tværs af organisationen.

Men systemet skaber ikke disse resultater alene.

Medarbejderne skal forstå, hvorfor de nye processer er vigtige, og hvordan systemet skal bruges korrekt. Derfor bør virksomheden investere lige så seriøst i oplæring og forandringsledelse som i den tekniske implementering.

En god tilgang kan være at involvere medarbejderne tidligt, uddanne superbrugere og gennemføre praktisk træning med realistiske arbejdsopgaver. Herefter bør organisationen følge op med korte vejledninger, løbende undervisning og mulighed for at stille spørgsmål.

Når medarbejderne bliver trygge ved løsningen, bliver teknologien en naturlig del af arbejdsdagen frem for en ekstra udfordring.

Den største gevinst ved et WMS system opstår derfor, når virksomheden kombinerer gode data, effektive processer og kompetente medarbejdere. Teknologien kan skabe strukturen og informationen, men det er medarbejderne, der får den til at fungere i praksis. Med den rette oplæring kan virksomheden dermed skabe et lager, hvor både mennesker og digitale værktøjer bidrager til højere effektivitet og en bedre kundeoplevelse.